Акт об отсутствии документов в почтовом отправлении - ITAKINFO.RU

Акт об отсутствии документов в почтовом отправлении

Как составить акт об отсутствии документов

Когда потребуются акты

Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.

В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле

В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.

При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде

В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.

Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.

Как задокументировать в организации

1. Докладная

Составляется на имя непосредственного руководителя или руководителя организации с указанием:

  • утраченных материалов;
  • обстоятельств утраты или ее обнаружения.

Генеральному директору ООО «Весна»

Об утрате документов

В результате подготовки документов для проверки, проводимой ИФНС № 9, было выявлено отсутствие следующих документов в отделе продаж:

  1. Договор № 34/18 от 12.05.2018, заключенный с ООО «Лето».
  2. Договор №58/18 от 29.07.2018, заключенный с ООО «Зима».

Просим создать рабочую комиссию для выяснения причин пропажи указанных документов.

Главный бухгалтер Иванова И.Н. Иванова

На следующем этапе решения по ситуации принимает руководитель организации.

2. Комиссия

Далее руководством, как правило, создается комиссия для расследования. Следует обратить внимание, что это обязательно, например, при утрате первичной документации, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В комиссию включаются начальник отдела, ответственный за сохранность, юрист, представители служб безопасности. Один экземпляр выдается на руки представителю получателя.

3. Документация

По результатам работ комиссии составляются акт об отсутствии почтовых вложений, об утрате, обнаруженной при передаче дел, и т. д. Порядок действий может быть установлен как в федеральном законодательстве, так и в локальных положениях, действующих на конкретном предприятии.

Если в почтовом отправлении отсутствуют документы

Для этого случая в комплектах документации различных ведомств существуют утвержденные образцы. Например, предприятия Росимущества пользуются формой 51-д об обнаружении повреждений, отсутствующих материалов в почтовом отправлении, утвержденной Приказом Росимущества от 22.06.2009 № 178 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом». А предприятия Минпромторга — образцом, данным в Приложении 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160.

Образец акта об отсутствии в письме документов

Акт об отсутствии вложений в письме — это документ, который фиксирует потерю или недостачу бумаг в почтовом отправлении.

Когда составляют

Вы получили почтовое отправление с описью вложений, но документации там не оказалось. Подготовьте специальный акт об отсутствии документов. А если состав сопроводительной документации не соответствует заявленному, то оформляют протокол о недостаче приложений.

Вот когда составляют акт:

  1. В организации. Если при проверке документации или передаче дел выявили несоответствия. Составьте подробную опись и укажите, каких бумаг не хватает. Создайте комиссию по фиксации недостачи. Если один сотрудник передает дела другому, потребуются свидетели такой передачи. Они подпишут докладную, подтверждающую пропажу (если она есть), затем передадут ее руководству. Обязательно поставьте дату.
  2. В судебных органах. Если акт об отсутствии документов составили в суде, проверьте его содержание. По инструкциям в такой документации указывают потерявшиеся бланки, страницы и вложения, назначают ответственного служащего (Приказ Судебного департамента при ВС РФ №7 от 17.04.2017). Проставьте дату поступления корреспонденции, проверьте исходящий номер. Есть специальный образец и для нотариальных контор (Приказ Минюста №78 от 16.04.2014). Если пропажа обнаружилась у нотариуса, он не формирует отдельную комиссию, а назначает одного ответственного работника, который оформляет протокол о несоответствии.
  3. На почте. Если обнаружили потери вложений в почтовых отправлениях, их фиксируют в специальном акте (Приложения № 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 №2160).

Что будет, если не составить

Когда нет протокола о несоответствии, получателю сложно доказать недостачу документации. Если сразу не зафиксировать пропажу бумаг, отправитель сможет сослаться на получателя и признать его виноватым в потере. В таком случае составьте не только протокол, но и ответ об отсутствии вложения к сопроводу на имя отправителя. Отправьте его заказным письмом с уведомлением, чтобы точно удостовериться в получении бумаг.

Секретарю грозит дисциплинарное взыскание, если он принял корреспонденцию, но не составил акт о несоответствии или же сам потерял или испортил сопроводительную документацию. Если утеряны первичные бухгалтерские или налоговые документы, организацию ожидают штрафные санкции от ИФНС или других контролирующих органов.

Как правильно оформить

Унифицированной формы не предусмотрено. Протокол об отсутствии документов в письме готовят на фирменном бланке организации. Вот что указывают в акте:

  • составителя (наименование организации, основные реквизиты);
  • дату и место составления;
  • название документа;
  • подробное содержание и отсылки на вложения;
  • инициалы и подпись составителя (ответственного сотрудника).

Вот шаблон акта об отсутствии документов в почтовом отправлении.

Акт об утрате документов

_________________________ «___»________ ____ г.

(Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение)

в присутствии ____________________________ и _____________________________.

составлен настоящий акт об утрате следующих документов:

(название и реквизиты документа)

(название и реквизиты документа)

(название и реквизиты документа)

Утрата документов обнаружена при следующих обстоятельствах: _______________

Объяснение лица, ответственного за учет и хранение утраченных документов:

Подписи: _____________________ _____________________

Лицо, ответственное за учет и хранение утраченных документов:

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях

Тип документа: Акт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 2,2 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

  • Акт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
  • «Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях».doc
  • Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях, поступивших в Арбитражный суд Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)
  • Акт об отсутствии записи акта гражданского состояния при приеме на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации
  • Акт об отсутствии работника на рабочем месте (пример)
  • Акт об отчуждении животных и изъятии продуктов животноводства при ликвидации очагов особо опасных болезней животных
  • Акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений. Унифицированная форма N КС-10
  • Акт об уведомлении работника о предстоящем увольнении в связи с осуществлением мероприятий по высвобождению работников, связанных с сокращением численности работников предприятия
  • Акт об удлинении рельсовых плетей после укладки с помощью контактной сварки
  • Акт об укладке в путь сварной рельсовой плети
  • Акт об уменьшении продавцом стоимости товара с недостатками
  • Акт об уничтожении (повреждении) имущества. Форма N 115
  • Скачано документов
Читайте также  Какие документы нужны для трудоустройства в полицию

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы
  • Агентский договор
  • Договор аренды
    • Договор аренды жилого помещения
    • Договор аренды нежилого помещения
    • Договор аренды транспортного средства
    • Договор аренды имущества
    • Договор аренды земельного участка
    • Договор аренды предприятия
  • Договор банковского вклада
  • Договор банковского счёта
  • Договор банковской гарантии
  • Брачный договор
  • Договор безвозмездного пользования
  • Договор дарения
  • Договор задатка
  • Договор займа
  • Договор залога
  • Защита авторских прав
  • Защита прав собственности
  • Договор доверительного управления
  • Договор комиссии
  • Договор кредита
  • Договор купли-продажи
    • Договор купли-продажи транспортного средства
    • Договор купли-продажи имущества
    • Договор купли-продажи недвижимости
    • Договор купли-продажи земельного участка
    • Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
  • Договор лизинга
  • Договор мены
  • Договор на оказание услуг
  • Договор перевозки
  • Договор подряда
    • Договор бытового подряда
    • Договор строительного подряда
  • Договор поручения
  • Договор поручительства
  • Договор поставки
  • Договор бытового проката
  • Договор пожизненной ренты
  • Договор о совместной деятельности
  • Договор страхования
  • Трудовой договор
  • Договор уступки права требования
  • Учредительные договоры
  • Договор франчайзинга
  • Договор хранения
  • Акт
  • Анкета
  • Ведомость
  • Выписка
  • График
  • Данные
  • Декларация
  • Доверенность
  • Договор
  • Жалоба
  • Журнал
  • Задание
  • Заключение
  • Записка
  • Запрос
  • Заявка
  • Заявление
  • Исковое
  • Извещение
  • Инструкция
  • Информация
  • Карта
  • Карточка
  • Книга
  • Контракт
  • Опись
  • Отчет
  • Паспорт
  • Перечень
  • Письмо
  • План
  • Показатели
  • Положение
  • Постановление
  • Предложение
  • Представление
  • Претензия
  • Приказ
  • Протокол
  • Разное
  • Разрешение
  • Расписка
  • Распоряжение
  • Расчет
  • Реестр
  • Резюме
  • Решение
  • Сведения
  • Свидетельство
  • Сертификат
  • Смета
  • Соглашение
  • Сообщение
  • Список
  • Справка
  • Таблица
  • Требования
  • Уведомление
  • Удостоверение
  • Устав
  • Характеристика
  • Ходатайство

Не будь у меня чувства юмора, я давно бы покончил с собой. (М. Ганди)

  • Типовые договоры
  • Образцы документов
  • Политика конфиденциальности
  • Обратная связь

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Акт об отсутствии документов

  • Как написать заявление к ликвидатору
  • Как прекратить предпринимательскую деятельность
  • Как составить правовое заключение
  • Нулевой отчет 6-НДФЛ: сдавать или нет
  • Снижение заработной платы по инициативе работодателя

Когда составляется

Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.

При обнаружении пропажи документов в организации

Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.

Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:

Общество с ограниченной ответственностью «ПрофИнвест»

об утрате документов

г. Москва «28» октября 2019 г.

По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя генерального директора Петрова А.А. (председатель комиссии), главного бухгалтера Ивановой А.А., начальника отдела кадров Сидоровой А.А. установила следующее:

23.10.2019 вследствие возгорания внутренней проводки в помещении отдела бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС № 2345 от 24.10.2019.

В результате утрачены оригиналы документов — накладные за 2018, 2019 гг. в количестве 123 шт.

Председатель комиссии Петров Петров А.А.

Иванова Иванова А.А.

Сидорова Сидорова А.А.

С актом ознакомлены:

Бухгалтер по учету Коробова Коробова А.А.

В почтовом отправлении

Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.

Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.

о несоответствии вложения представленной описи

г. Москва «28» октября 2019 г.

28 октября 2019 г. в 10 ч 20 мин в почтовом отделении связи № 123456, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 1, мной, Петровой А.А., секретарем ООО «Стройальянс», было получено отправление № 123456789 от 25.10.2019 с описью вложения от ООО «Инвест».

В соответствии с прилагаемой описью, в пакете должно было находиться два документа:

  1. Протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.
  2. Акт сверки за 2019 г.

Однако, конверт был вскрыт и содержал один документ (акт сверки за 2019 г.).

Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо № 123456789 от 28.10.2019 не соответствует прилагаемой описи, в нем отсутствует протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.

Акт составлен в трех экземплярах.

Один экземпляр направлен отправителю ООО «Инвест», второй экземпляр передан специалисту почтового отделения Ивановой А.А.

Секретарь Петрова Петрова А.А.

Специалист почтового отделения

Иванова Иванова А.А.

В суде

Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.

В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.

Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.

Басманный районный суд города Москвы

об отсутствии документов или других вложений в почтовых

отправлениях (документов, поданных в электронном виде)

г. Москва «28» октября 2019 г.

В Басманный районный суд города Москвы поступило отправление № 1000000000 от 01.10.2019.

При поступлении почтового отправления установлено:

  1. Целостность бумажного пакета, перевязанного шпагатом, полностью нарушена. Новое пакетирование произведено почтовым отделением.
  2. Почтовое отправление № 10000000000 от 01.10.2019, состоящее из апелляционной жалобы, поступило без вложения.

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах.

Специалист 2 разряда Петрова Петрова А.А.

Секретарь Иванова Иванова А.А.

Секретарь Сидорова Сидорова А.А.

«28» октября 2019 г.

Обязательные реквизиты

При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:

  • название предприятия и его реквизиты;
  • место составления и дата;
  • название;
  • текст;
  • ссылка на приложения (если есть);
  • подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.

Ответственность

Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.

Читайте также  Заявление на заведующую детского сада в прокуратуру

Виновен ли получатель, если ему не доставлено письмо?

Организация не получила юридически значимое письмо по причине – «неудачная попытка вручения». Мы не уклонялись от получения. Может ли это считаться нашей виной в суде?

Неясно, речь идет о гражданско-правовых отношениях (сделках), которые рассматриваются в суде, или об отношениях, связанных непосредственно с судопроизводством.

Сначала о доставке юридически значимых сообщений в гражданско-правовых отношениях.

Согласно п. 1 ст. 165.1 ГК РФ заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Согласно п. 2 ст. 165.1 ГК РФ правила п. 1 данной статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Поскольку организация обязана обеспечить получение корреспонденции по адресу регистрации или по адресу фактического местонахождения (почтовому), и поскольку в договорах обычно указываются адреса контрагентов, то письмо, доставленное по указанному в договоре адресу, но не полученное адресатом, считается доставленным.

Так как для гражданско-правовых отношений (и, возможно, для автора вопроса!) важное значение имеет исковая давность, нелишне помнить о п. 12 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности», согласно которому бремя доказывания наличия обстоятельств, свидетельствующих о перерыве, приостановлении течения срока исковой давности возлагается на лицо, предъявившее иск. В соответствии со ст. 205 ГК РФ в исключительных случаях суд может признать уважительной причину пропуска срока исковой давности по обстоятельствам, связанным с личностью истца – физического лица, если последним заявлено такое ходатайство и им представлены необходимые доказательства. По смыслу указанной нормы, а также п. 3 ст. 23 ГК РФ, срок исковой давности, пропущенный юридическим лицом, а также гражданином – индивидуальным предпринимателем по требованиям, связанным с осуществлением им предпринимательской деятельности, не подлежит восстановлению независимо от причин его пропуска.

Теперь о доставке юридически значимых сообщений в административных (публичных) отношениях.

Обязательность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей указывать адрес своего места нахождения предусмотрена Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее – Закон о регистрации юрлиц).

Согласно п. 1 ст. 5 Закона о регистрации юрлиц в едином государственном реестре юридических лиц содержатся сведения и документы об адресе юридического лица в пределах места нахождения юридического лица (пп. «в»), а также сведения о том, что юридическим лицом принято решение об изменении места нахождения (пп. «в.2»).

В силу п. 2 ст. 8 указанного закона государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа – иного органа или лица, уполномоченных выступать от имени юридического лица в силу закона, иного правового акта или учредительного документа, если иное не предусмотрено Законом о регистрации юрлиц.

Таким образом, организация обязана предоставить регистрирующему органу адрес места нахождения постоянно действующего исполнительного органа (а также изменения в адресе), который вправе истребовать суд и по которому могут направляться судебные извещения (повестки).

Теперь о доставке судебных повесток.

Согласно абз. 1 ч. 2.1 ст. 113 ГПК РФ органы государственной власти, органы местного самоуправления, иные органы и организации, являющиеся сторонами и другими участниками процесса, могут извещаться судом о времени и месте судебного заседания или совершения отдельных процессуальных действий лишь посредством размещения соответствующей информации на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в указанный в ча. 3 этой статьи срок, если суд располагает доказательствами того, что указанные лица надлежащим образом извещены о времени и месте первого судебного заседания. Такие лица, получившие первое судебное извещение по рассматриваемому делу, самостоятельно предпринимают меры по получению дальнейшей информации о движении дела с использованием любых источников такой информации и любых средств связи.

На основании абз. 2 ч. 2.1 ст. 113 ГПК РФ лица, указанные в абз. 1 данной части, несут риск наступления неблагоприятных последствий в результате непринятия ими мер по получению информации о движении дела, если суд располагает сведениями о том, что данные лица надлежащим образом извещены о начавшемся процессе, за исключением случаев, когда меры по получению информации не могли быть приняты ими в силу чрезвычайных и непредотвратимых обстоятельств.

Согласно абз. 3 ч. 2.1 ст. 113 ГПК РФ при отсутствии технической возможности у органов местного самоуправления, иных органов и организаций они вправе заявить ходатайство о направлении им судебных извещений и вызовов без использования информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Как указано в ч. 1 ст. 115 ГПК РФ, судебные повестки и иные судебные извещения доставляются по почте или лицом, которому судья поручает их доставить. Время их вручения адресату фиксируется установленным в организациях почтовой связи способом или на документе, подлежащем возврату в суд.

Согласно ст. 116 ГПК РФ судебная повестка, адресованная гражданину, вручается ему лично под расписку на подлежащем возврату в суд корешке повестки. Повестка, адресованная организации, вручается соответствующему должностному лицу, которое расписывается в ее получении на корешке повестки. В случае, если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет вызываемого в суд гражданина по месту его жительства, повестка вручается кому-либо из проживающих совместно с ним взрослых членов семьи с их согласия для последующего вручения адресату. Если гражданин вызывается в суд по делу о признании его недееспособным или ограниченно дееспособным, на судебной повестке делается отметка о необходимости вручения такой повестки адресату лично. Вручение повестки по делу о признании адресата недееспособным или ограниченно дееспособным иным гражданам не допускается. При временном отсутствии адресата лицо, доставляющее судебную повестку, отмечает на корешке повестки, куда выбыл адресат и когда ожидается его возвращение. В случае, если неизвестно место пребывания адресата, об этом делается отметка на подлежащей вручению судебной повестке с указанием даты и времени совершенного действия, а также источника информации.

В ст. 117 ГПК РФ установлено, что при отказе адресата принять судебную повестку или иное судебное извещение лицо, доставляющее или вручающее их, делает соответствующую отметку на судебной повестке или ином судебном извещении, которые возвращаются в суд. Адресат, отказавшийся принять судебную повестку или иное судебное извещение, считается извещенным о времени и месте судебного разбирательства или совершения отдельного процессуального действия.

В АПК РФ – аналогичные положения приводятся в гл. 12.

Почтовым ведомством приняты специальные правила: Особые условия приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное», утвержденные приказом ФГУП «Почта России» от 05.12.2014 № 423-п (далее – Особые условия приема почтовых отправлений).

Согласно п. 3.1 Особых условий приема почтовых отправлений вручение почтовых отправлений разряда «Судебное» осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, в части доставки (вручения) письменной корреспонденции, а также Порядком приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений.

Читайте также  Встречное исковое заявление в арбитражный суд образец

На основании п. 3.2 Особых условий приема почтовых отправлений заказные письма и бандероли разряда «Судебное» доставляются по адресу, указанному на почтовом отправлении, и вручаются лично адресату (или его уполномоченному представителю) под расписку в извещении ф. 22 по предъявлении одного из документов, указанных в приложении к Особым условиям приема почтовых отправлений.

Согласно п. 3.3 Особых условий приема почтовых отправлений при отсутствии адресата такие письма и бандероли могут вручаться совершеннолетним лицам, проживающим совместно с адресатом без доверенности, по предъявлении одного из документов, указанных в приложении к Особым условиям приема почтовых отправлений. При этом в уведомлении о вручении регистрируемого почтового отправления ф. 119 и в извещении ф. 22 указывается лицо, которому вручено отправление разряда «Судебное», с соответствующими отметками о степени родства. При отсутствии адресата дома в ячейке абонентского почтового шкафа или в почтовом абонентском ящике оставляется извещение ф. 22 с приглашением адресата в объект почтовой связи для получения почтового отправления.

В соответствии с п. 3.7 Особых условий приема почтовых отправлений заказное письмо или бандероль разряда «Судебное» возвращается по обратному адресу:

— по истечении срока хранения;

— по заявлению отправителя;

— при отказе адресата;

— при неверном адресе;

— при невозможности прочесть адрес адресата.

Согласно п. 33 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234, принятых в соответствии со ст. 4 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи», вручение простых почтовых отправлений, адресованных до востребования, регистрируемых почтовых отправлений, а также выплата почтовых переводов адресатам (уполномоченным представителям) осуществляются при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

В силу п. 34 Правил оказания услуг почтовой связи по истечении установленного срока хранения не полученная адресатами (их уполномоченными представителями) простая письменная корреспонденция передается в число невостребованных почтовых отправлений. Не полученные адресатами (их уполномоченными представителями) регистрируемые почтовые отправления и почтовые переводы возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу, если иное не предусмотрено договором между оператором почтовой связи и пользователем. При отказе отправителя от получения и оплаты пересылки возвращенного почтового отправления или почтового перевода они передаются на временное хранение в число невостребованных. С адресата (его уполномоченного представителя), а в случае возврата – с отправителя может взиматься плата за хранение регистрируемого почтового отправления в течение срока, составляющего более одного рабочего дня после вручения вторичного извещения с приглашением на объект почтовой связи для получения почтового отправления (не считая дня вручения). Размер платы за хранение определяется в соответствии с тарифами, устанавливаемыми операторами почтовой связи.

Согласно п. 35 Правил оказания услуг почтовой связи почтовое отправление или почтовый перевод возвращается по обратному адресу:

а) по заявлению отправителя;

б) при отказе адресата (его уполномоченного представителя) от его получения;

в) при отсутствии адресата по указанному адресу;

г) при невозможности прочтения адреса адресата;

д) при обстоятельствах, исключающих возможность выполнения оператором почтовой связи обязательств по договору об оказании услуг почтовой связи, в том числе отсутствия указанного на отправлении адреса адресата.

Формулировка «неудачная попытка вручения» как основание для возврата в законодательстве не употребляется.

В любом случае (по обстоятельствам, указанным в вопросе) – организация-получатель виновата.

Как составить акт об отсутствии документов

Акт об отсутствии документов — это документ, составляемый при получении корреспонденции в целях фиксации отсутствия документа, его части, приложений или вложений.

Когда потребуются акты

Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.

В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле

В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.

При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде

В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.

Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.

Как задокументировать в организации

1. Докладная

Составляется на имя непосредственного руководителя или руководителя организации с указанием:

  • утраченных материалов;
  • обстоятельств утраты или ее обнаружения.

Об утрате документов

В результате подготовки документов для проверки, проводимой ИФНС № 9 , было выявлено отсутствие следующих документов в отделе продаж:

  1. Договор № 34/18 от 12.05.2018, заключенный с ООО «Лето» .
  2. Договор №58/18 от 29.07.2018, заключенный с ООО «Зима» .

Просим создать рабочую комиссию для выяснения причин пропажи указанных документов.

Главный бухгалтер Иванова И.Н. Иванова

На следующем этапе решения по ситуации принимает руководитель организации.

2. Комиссия

Далее руководством, как правило, создается комиссия для расследования. Следует обратить внимание, что это обязательно, например, при утрате первичной документации, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В комиссию включаются начальник отдела, ответственный за сохранность, юрист, представители служб безопасности. Один экземпляр выдается на руки представителю получателя.

3. Документация

По результатам работ комиссии составляются акт об отсутствии почтовых вложений, об утрате, обнаруженной при передаче дел, и т. д. Порядок действий может быть установлен как в федеральном законодательстве, так и в локальных положениях, действующих на конкретном предприятии.

Если в почтовом отправлении отсутствуют документы

Для этого случая в комплектах документации различных ведомств существуют утвержденные образцы. Например, предприятия Росимущества пользуются формой 51-д об обнаружении повреждений, отсутствующих материалов в почтовом отправлении, утвержденной Приказом Росимущества от 22.06.2009 № 178 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом ». А предприятия Минпромторга — образцом, данным в Приложении 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160.

Таким образом, акт об отсутствии документов в почтовом отправлении — это бланк, составляемый в организации или госоргане при поступлении корреспонденции не в полном составе, указанном в сопроводительной записке.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: