Должностная инструкция секретаря руководителя скачать - ITAKINFO.RU

Должностная инструкция секретаря руководителя скачать

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

Образец должностной инструкции секретаря

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Читайте также  Заявление о предоставлении реестра собственников мкд

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 14,1 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря руководителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «________» (далее — «организация»).

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

— методы оформления и обработки документов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— основы организации труда и управления;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией;

— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь руководителя несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Должностная инструкция по специальности «Секретарь руководителя»

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря руководителя

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

Читайте также  Заявление о постановке на регистрационный учет 2021

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо с высшим

профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)

или средним профессиональным образованием и стажем работы по

специальности не менее __________ лет.

1.3. Секретарь обязан знать:

— распоряжения, постановления, приказы и прочую нормативную и руководящую документацию вышестоящих и иных органов, которые касаются деятельности предприятия;

— руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;

— инструкции, положения и другие нормативные документы по ведению

— методы обработки и оформления документации;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;

— основы эстетики и этики;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права;

— законодательство о труде;

— нормы и правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты

и производственной санитарии;

— правила трудового распорядка на предприятии.

1.4. Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности

по приказу руководителя предприятия по представлению

1.5. В период отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) его

обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке,

приобретает соответствующие должностные права и несет ответственность за

должное выполнение доверенных ему обязанностей.

1.6. Секретарь подчиняется руководителю

(предприятия, структурного подразделения)

2. Должностные обязанности

Секретарь руководителя обязан:

2.1. Принимает корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение руководителю предприятия и передает ее конкретным исполнителям, для использования в

процессе работы или подготовки ответов.

2.2. Осуществляет работы по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.3. Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает заявления и документы на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает для работы руководителя материалы и документы.

2.6. Организует телефонные переговоры для руководителя,

в его отсутствие осуществляет запись полученной информации и доводит до него ее содержание.

2.7. Принимает и передает информацию по телексу, телефаксу и прочим приемно-переговорным устройствам.

2.8. Следит за своевременностью рассмотрения и представления

конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов,

передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает их качественное

2.9. Принимает и передает телефонограммы, и своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по анналам связи.

2.10. Подготавливает совещания и заседания к проведению руководителем, а именно, оповещает участников о времени и месте проведения заседаний, проводит их регистрацию и оповещает их о повестке дня.

211. Составляет запросы, письма и прочие документы по поручению руководителя, а также подготавливает ответные письма.

2.12. Оформляет и ведет протоколы совещаний и заседаний.

2.13. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.14. Осуществляет контроль исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя.

2.15. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники, создает условия, которые способствуют результативной работе руководителя.

2.16. Содействует оперативности рассмотрения предложений и просьб сотрудников, организует прием посетителей.

2.17. Печатает служебные материалы, необходимые для работы руководителя, вводит уже имеющуюся информацию в банк данных.

2.18. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.19. Оформляет дела, согласно с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в нужные сроки сдает в архив на хранение.

Секретарь руководителя вправе:

3.1. На рассмотрение руководства вносить свои предложения, направленные на

усовершенствование работы, связанной с его обязанностями согласно данной инструкции.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

которые касаются его деятельности.

3.3. Сообщать своему руководителю обо всех недостатках, которые выявляются в процессе исполнения своих профессиональных обязанностей, и вносить свои предложения по их ликвидации.

3.4. По мере надобности требовать от руководства предприятия помощи в

выполнении своих должностных прав и обязанностей.

3.5. Запрашивать от специалистов и структурных подразделений предприятия лично, либо по поручению руководства документы и информацию, которые необходимы для

выполнения своих должностных обязанностей.

4. Ответственность

Секретарь руководителя ответственен:

4.1. За правонарушения, которые совершены в процессе осуществления своей

деятельности в определенных уголовным, административным и

гражданским законодательством РФ рамках.

4.2. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в, определенных трудовым законодательством РФ рамках

4.3. За причинение материального ущерба предприятию в определенных

гражданским и трудовым законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Должностная инструкция
секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

1.5. Секретарь должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия; — положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; — структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; — устав предприятия; — схемы документооборота; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — системы организации контроля исполнения документов; — методы оформления и обработки документов; — машинопись; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; — основы этики и эстетики; — правила делового общения; — оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; — основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. — основы организации труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь: — осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя; — принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; — ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений; — принимает документы и личные заявления на подпись руководителя; — подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; — следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись; — проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; — передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание; — по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем; — выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; — осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; — ведет контрольно-регистрационную картотеку; — обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе; — печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных; — организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; — формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; — выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Читайте также  Договор на отделку квартиры между физическими лицами
3. Права секретаря

Секретарь имеет право: — знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности; — вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей; — запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей; — требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность: — за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами; — за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ; — за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ; — за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Из статьи вы узнаете:

Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту

Такое понятие как « профессиональный стандарт » или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

Профстандарт « Секретаря руководителя » был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

  1. Помощник руководителя.
  2. Секретарь руководителя.
  3. Делопроизводитель.
  4. Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?

Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:

  1. Требования, которые предъявляются к уровню образования.
  2. Требования относительно опыта работы.
  3. Необходимые навыки и знания.
  4. Должностные обязанности.

Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.

Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.

Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:

  • для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
  • для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
  • для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
  • для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.

Вам также будет интересно:

В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?

По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.

Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.

Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.

По профстандарту секретарь руководителя должен:

О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту

К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:

  1. Эффективно планировать рабочее время.
  2. Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
  3. Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
  4. Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
  5. Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
  6. Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
  7. Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
  8. Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.

Вам также будет интересно:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: