Какие документы нужны для оформления трудовой книжки - ITAKINFO.RU

Какие документы нужны для оформления трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

  • Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
  • Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

  • о сотруднике;
  • о выполняемой работе;
  • о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
  • основания прекращения трудового договора;
  • сведения о награждениях за успехи в работе;
  • о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

  1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
  2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
  3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

  1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

  1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
  2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
  3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
  4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

  1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
  2. В столбце 2 — дату записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
  4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

  1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
  2. В столбце 2 — дату увольнения.
  3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

  1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
  2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

  1. В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
  2. В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

  1. Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
  2. Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

  1. В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
  2. В столбце 2 укажите дату внесения записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
  4. Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Читайте также  Акт передачи помещения при расторжении договора аренды

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

  • для ИП — от 1000 до 5000 руб;
  • для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
  • для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Статья актуальна на 11.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Правила оформления трудовой книжки

Как заполнить трудовую книжку в первый раз — электронно. Всем, кто впервые трудоустраивается в 2021 году, работодатели оформляют ЭТК. Для сотрудников, которые оставили бумажные ТК, порядок таков:

  1. Заполнить сведения о работе.
  2. Указать номер и дату приказа о приеме.
  3. Дать на подпись владельцу.
  • Как написать заявление к ликвидатору
  • Как прекратить предпринимательскую деятельность
  • Как составить правовое заключение
  • Нулевой отчет 6-НДФЛ: сдавать или нет
  • Снижение заработной платы по инициативе работодателя

Зачем нужна трудовая книжка

Согласно ст. 66 ТК РФ ей отведены следующие функции:

  • она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;
  • позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;
  • содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу.

Итак, чтобы завести ТК, необходимо трудоустроиться. Основное правило ее оформления таково: записи вносит только уполномоченный специалист отдела кадров или работодатель. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

С какого возраста устраиваются на работу

Первое, что необходимо для оформления трудовой книжки, — достижение определенного возраста. По нормам ст. 63 ТК РФ работника вправе принять на предприятие с 16 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.

Разрешение звучит так: «Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю».

Где закреплены правила оформления ТК

Нормативный порядок оформления трудовой книжки закреплен:

Запись о трудоустройстве вносится в бумажный документ не позднее пяти рабочих дней, после того как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям. В случае оформления ЭТК работодатель обязан направить сведения в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа о приеме на работу.

Какие документы нужны для оформления

Вот какие документы нужны для оформления трудовой книжки работнику:

  • паспорт или свидетельство о рождении;
  • диплом об образовании либо справка из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти сведения указываются на титульном листе трудкнижки.

Как оформляется бланк

Новые требования, как сделать ТК, приведены в приказе Минтруда № 320н. Если вы заполняете трудкнижку от руки, то используйте перьевую или гелевую ручку, ручку-роллер или световодостойкие чернила. Но теперь записи в ТК разрешено вносить не только от руки, но и печатать или проставлять штамп (полностью или частично). Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести трудовую книжку в бумажном виде с 1 сентября 2021 года. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какая информация указывается на титульном листе

Вот что нужно для оформления трудовой книжки сотрудника:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность;
  • подпись владельца.

Внизу титульного листа ставится дата заполнения и печать предприятия (если она используется). В знак ознакомления с записями работник ставит свою подпись в отведенном для этого месте.

Бумажный образец заведения новой трудовой книжки выглядит так:

В каком порядке вносятся записи о работе

На следующей после титульной странице делается запись, подтверждающая факт трудоустройства. Сведения о работе оформляют так: сначала указывают название организации-работодателя, затем в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Затем указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Бумажная труднкнижка хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника. Те, кто оформил ЭТК, получают у работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения или же по требованию сотрудника.

Трудкнижка является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале учета движения ТК. В нем указывается номер и серия бумажного документа и сведения о работнике.

Вот образец, как правильно оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые:

Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика

Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.

Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

Читайте также  Договор поставки между физическим и юридическим лицом

В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Что изменится согласно новому порядку

Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

  • основное общее;
  • среднее общее;
  • среднее профессиональное;
  • высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать , достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Когда и кому выдавать новые бланки БТК

Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

  • если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
  • если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
  • по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.

Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

  • Как выдать трудовую книжку в 2021 году
  • Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
  • Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
  • Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
  • Итоги

Как выдать трудовую книжку в 2021 году

В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.

Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?

  1. Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
  2. Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
  3. Отдайте бумажный документ сотруднику — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления об отказе от ведения трудовой книжки, а если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то не позднее даты увольнения (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
  4. По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в случае, когда он решил продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

  • Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.
Читайте также  Лицевой счет налогоплательщика в заявлении на возврат

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

  • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления или перерасчета пенсии). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Итоги

С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете. При выдаче на руки трудовой в других случаях, обязательно все задокументируйте и подстрахуйтесь.

Какие документы нужны для оформления трудовой книжки

Трудовая книжка — это документ, несущий в себе информацию гражданина о выслуге лет ,используется для измерения длительности трудового стажа, а так же для предоставления в Пенсионный Фонд РФ с дальнейшим формированием пенсионных выплат.

Когда оформляют трудовую книжку

Данный документ заводят сотруднику по истечении 5 дней с момента явления на рабочее место , так же срок оформления не должен превышать 7 дней со дня трудоустройства и заполняется в присутствии сторон. Работодатель осуществляет хранение ТК с момента приема на работу и до момента увольнения / перевода на другое место работы.

Порядок оформления ТК : общие положения и действия

В каждой ТК набит личный номер и серия, что исключает фальсификацию. В случае если гражданин впервые прибегнул к оформлению ТК , то всю ответственность за грамотное и точное заполнение первой (титульной) страницы несет предприятие (работодатель) . При некорректном внесении данных документ теряет свою юридическую и правовую силу. Для корректировки данных в необходимые графы ТК по установленному образцу вносят актуальные данные, либо в крайних мерах выдается заверенный подписями дубликат. Рекомендации по правильному заполнению ТК описаны в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Правила ведения ТК так же описаны в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003.

    Нужно понимать, что для оформления ТК понадобятся следующие документы (оригиналы):

  • Паспорт или иной документ, подтверждающий личность работника;
  • Диплом об образовании высшем, средне специальном или техническом (при наличии);
  • Снилс (при наличии);
  • Военный билет (при наличии);
  • Трудовую книжку, если таковая уже есть.
    По дополнительной просьбе возможно предоставление водительского удостоверения, если этого требует вакансия.
  • В начале оформляют титульную страницу, на которой отображают личные данные работника, исходя из представленных им документов, а именно :

    • Ф.И.О.;
    • Дату рождения (числами);
    • Уровень образованности;
    • Профессию на основании данных в дипломе;
    • Личную подпись работника;
    • Подпись лица, внесшего данные в документ;
    • Печать предприятия.

    Далее вносят рабочие сведения:

    • Проставляют порядковый номер трудовой записи ( исх. из данных книги учета предприятия);
    • Вносят дату приема на рабочее место;
    • Полное или сокращенное название организации-работодателя (предприятия) , полные сведения о занимаемой должности ( с уточнением квалификации) ,подразделения. При необходимости вносят данные о переводе на другую должность либо увольнении. На внесение в графу изменений отводится 7 рабочих дней с момента оформления приказа,исключение составляет запись об увольнении, которую вносят в тот же день.
    • Документальное обоснование записи — наименование приказа, дата выпуска и номер (строго в данном порядке).

    Записи должны быть внесены разборчивым почерком, без помарок и исправлений, в полном виде. Недопустимы сокращения. Числовые сведения должны быть указаны арабскими цифрами, включая даты (пр. 19.05.2016). Для внесения данных используют шариковые и гелиевые ручки с повышенным влагостойким эффектом, синего, черного и темно-фиолетового оттенка.

    Дополнительные сведения

    В раздел сведений о работе может быть внесена дополнительная информация:

    • По просьбе работника вносят данные о совместительстве, на основании документов, представленных другим предприятием. В таком случае ТК хранится по месту основного трудоустройства;
    • Повышение разряда и квалификации , а так же данные о получении дополнительной профессии;
    • Если предприятие было переименовано, так же вносятся данные с указанием документа послужившего основанием, для исключения расхождения в печатях при приеме и увольнении сотрудника.
    • Если предприятие реорганизовано, то в разделе ставят отметку об увольнении работника и дальнейшем приеме на новое предприятие.

    Раздел «Награждения»

    Несет информацию о врученных дипломах,грамотах и званий работнику, котрые предусмотрены законодательством РФ и нормативными актами предприятия. В раздел не вносят благодарность выраженную устно, не фиксируют денежные премии, а так же грамоты без письменного обоснования (приказа) .

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: