Копия официального документа имеющая юридическую силу - ITAKINFO.RU

Копия официального документа имеющая юридическую силу

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

  • для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
  • для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
  • для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионный фонд;
  • Фонд социального страхования;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
  • судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

  • руководитель (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • начальник или специалист кадровой службы;
  • иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
  • положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

  1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
  2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
  3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
  4. Указывается дата.
  5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

  1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
  2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

  • штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
  • ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
  • запрещено перекрывать им текст;
  • применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

ВЕРНО

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.

Начальник отдела кадров Степанов Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

  • слова о подписании документа цифровой подписью;
  • номер сертификата ключа подписи;
  • фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
  • период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Достаточно ли скана документа для защиты прав?

Здравствуйте, уважаемая редакция Т⁠—⁠Ж !

Я покупаю путевки в Турцию через безымянного турагента из Подмосковья — так дешевле, агент проверенный. Контактное лицо (он же директор) не особо беспокоится о качестве оформляемых документов и присылает мне сканы договора и платежки. Я как-то просил передать оригиналы, но турагент заверил, что и сканов достаточно.

В последнее время многие компании, которые оказывают самые разные услуги, присылают только скан документов в подтверждение оказанных услуг. Такой «электронный документооборот» вызывает у меня большие вопросы: это вообще законно?

Скажите, достаточно ли в случае чего сканов для защиты своих прав или все-таки надо оригинал на руки получить?

Да, сканов почти всегда достаточно и для признания сделки действительной, и для защиты прав.

Что такое скан документа

Сканированная копия документа — это электронный документ, который передается по различным каналам связи: по электронной почте, в «Вотсапе», в «Телеграме», в любых социальных сетях или даже по смс.

Электронный документ — это еще один способ подтверждения ваших договоренностей с другой стороной.

Гражданский кодекс не возражает против такого подтверждения. Главное, что вы должны сделать, получив скан, — проверить, понятно ли, кто его отправил.

Читайте также  Документы необходимые для оформления трудового договора

Так, если у вас договор с турагентством «Солнечный лучик», а скан вам отправил во Вконтакте человек с ником Черный рыцарь, обязательно перезвоните в агентство и попросите направить скан с официального адреса. Это поможет предотвратить проблемы, если вдруг вы пойдете в суд позже.

Как правильно обмениваться сканами

Сканируйте документы в высоком разрешении, в цвете, если есть такая возможность. Следите за тем, чтобы подписи было хорошо видно.

Не отправляйте «голый» файл в письме или сообщении. Напишите хотя бы пару строк в качестве пояснения.

Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении по делу А32-19429/2014 признал,
что переписки с файлами и пояснениями достаточно,
чтобы понять, что стороны договорились о чем-либо

Предложите контрагенту вставить в договор пункт о действительности сканов и определите адреса электронной почты, с которых вы будете отправлять документы.

Пункт может выглядеть примерно так:

1.1. Стороны договорились, что настоящий договор может быть заключен путем обмена документами с помощью электронной почты (email) или других электронных средств связи.

Электронные письма отправляются со следующих адресов:

1.2. Передаваемые документы должны быть подписаны сторонами (их уполномоченными представителями) и скреплены печатью, а используемый способ связи должен позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

1.3. При соблюдении указанных условий отсканированные копии настоящего договора имеют юридическую силу оригинала.

Если другая сторона не спорит, что договор существует и заключен на определенных условиях, проблем в будущем возникнуть не должно.

Если другая сторона возражает, что договор был

Ваш контрагент может неожиданно возразить, что никакого скана он не подписывал. Но тогда ему придется доказать что-то из нижеперечисленного:

  1. что подпись на скане подделана;
  2. что кто-то завладел его электронной почтой/телефоном и отправил договор;
  3. что у подписанта не было требуемых полномочий.

Суды в большинстве случаев отклоняют подобные заявления, но бывали и другие решения. Например, арбитражный суд Московского округа в постановлении по делу № А40-118301/2015 не смог установить, были у человека, который вел переписку и согласовывал договор, такие полномочия или нет. Договор признали незаключенным.

Поэтому если подписываете с компаниями договор об оказании услуг по электронной почте, просите прислать вам скан доверенности или другого документа, который дает человеку, подписавшему договор, такое право.

Если ваш контрагент уже начал исполнять договор — например, прислал вам ваучеры для заселения в отель или билеты на самолет в Анталью, — а потом решил оспорить существование договора, он тоже не совсем прав. Суды утверждают, что даже частичное исполнение договора говорит о том, что другая сторона его признает. Например, так решил центральный районный суд города Барнаула в решении по делу № 2-17610/2015.

Как суды относятся к сканам

Суды общей юрисдикции (те, где граждане судятся между собой) были бы вам очень благодарны за оригиналы документов, но в большинстве случаев и копий достаточно.

Исключение — если стороны представляют разные копии одного и того же документа и у суда нет других доказательств, которые помогли бы ему понять, как выглядел оригинал. В таком случае суд просто игнорирует этот документ и то обстоятельство, которое он подтверждает.

Когда сканов недостаточно

Если вы ведете предпринимательскую деятельность и, следовательно, отчитываетесь перед налоговыми органами, обязательно требуйте оригиналы первичных документов — актов приемки, накладных.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Проблема разграничения понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость документа»

Вместе с этой статьей выбирают:

Понятие юридической силы документа — давно существующее и привычное всем специалистам понятие, значение которого определено ГОСТ Р 51141-98. Понятие юридического значения (значимости) документа — относительно новое, получившее широкое распространение только в последние 5-10 лет. При этом следует отметить, что это понятие, во-первых, применяется обычно не к документу вообще, а к электронному документу, а во-вторых, наряду с этим понятием также используется понятие «юридически значимый электронный документооборот», которое широко употребляется как разработчиками систем электронного документооборота, так и пользователями этих систем.

Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия считаются синонимичными. Насколько это верно? Поговорим о юридической значимости электронного документа более подробно.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Юридическая значимость электронного документа

Для того чтобы понять, что такое «юридическая значимость электронного документа» зададим себе вопрос, почему это понятие возникло именно тогда, когда мы стали активно работать с электронными документами и когда появилась возможность заверять электронный документ электронной подписью и соответственно сформировались предпосылки для перехода на безбумажный документооборот, т. е. исключения в определенных случаях документа на бумажном носителе из информационного обмена. Почему, имея дело с документами на бумажном носителе, мы могли обходиться понятием «юридическая сила документа» и нам его было достаточно? Очевидно, ответ на этот вопрос заключается в том, что документ на бумажном носителе — это самостоятельный физический объект, контроль над которым мы можем осуществлять непосредственно, отслеживая перемещение данного объекта в процессе его подготовки или исполнения.

Конечно, документ на бумажном носителе не существует сам по себе: в процессе подготовки он может быть связан с другими документами (например, документами, инициирующими издание данного документа или служащими основанием для его издания, с ранее подготовленными проектами и др.); после того, как документ подготовлен или издан, он может перемещаться в другую систему документооборота или помещаться в дело и попадать в состав документального фонда, но в любом случае документ на бумажном носителе — это визуально воспринимаемый и контролируемый нами объект. Отношения между субъектом, осуществляющим документирование (автором документа) и самим документом в данном случае можно графически представить следующим образом:

Совершенно иная ситуация складывается в случае с электронным документом, поскольку электронный документ создается с помощью информационной системы, передается из одной информационной системы в другую, хранится в информационной системе, т. е. существует на протяжении своего жизненного цикла в информационной системе — системе электронного документооборота (СЭД). Визуально мы воспринимаем электронный документ через его представление в человекочитаемой форме как видеограмму на экране монитора или в виде распечатки на бумаге. Контроль за документом на протяжении всего периода его существования осуществляет СЭД. В связи с этим отношения между автором электронного документа и собственно документом выглядят иначе:

Именно тот факт, что существование электронного документа обеспечивается информационной системой — СЭД, и человек не может непосредственно управлять электронным документом так, как он ранее управлял документом на бумажном носителе, ставит ряд дополнительных вопросов, решение которых необходимо для определения места электронных документов в системе социальных коммуникаций и в том числе признания за электронным документом статуса официального документа и, что самое главное, — возможности использовать электронные документы в качестве доказательства, в т. ч. в суде.

В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».

Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:

  1. «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
  2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. ».
Читайте также  Заявление на закрытие обособленного подразделения 2021

Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.

Представим ситуацию: мы создали электронный документ внутренний, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае, если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.

Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство, можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.

Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридически значимый документ — это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности, иначе говоря, это документ, содержание которого может восприниматься как подлинное. Почему мы не пользовались понятием юридической значимости при работе с документами на бумажном носителе? Ответ очевиден: любой документ на бумажном носителе, имеющий юридическую силу, является одновременно юридически значимым документом. Конечно, и при работе с документами на бумажном носителе возникали ситуации, требующие проверки подлинности документа, следовательно, и в этом случае при положительном результате можно было бы говорить, что документ является юридически значимым, или при неподтверждении подлинности документа — о том, что документ не является юридически значимым документом, а является подделкой, фальшивым документом. Как нам представляется, в отношении документов на бумажном носителе понятия «подлинный документ» и «юридически значимый документ» можно рассматривать как синонимы.

В заключение обратимся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , который устанавливает требования к электронным документам. Стандарт устанавливает (раздел 7, пп. 7.2.1-7.2.5), что принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих определенными характеристиками, а именно: аутентичность, целостность, достоверность, пригодность для использования.

По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, который можно найти (имеется в виду — в информационной системе), воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении должны сохраняться связи между документами, фиксирующие последовательность действий, связи с деловой деятельностью или операциями, в которых эти документы были созданы и применялись.

Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
Читайте также  Как заверить заявление нотариусом из другого города

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Копии документов как доказательства в суде

В законодательстве РФ достаточно четко определено, как рассматриваются копии документов, предоставляемых в суд как доказательство в письменной форме: «Письменные доказательства могут быть предоставлены в арбитражный суд в подлиннике или в виде надлежаще заверенной копии» (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ). Буквально трактуя данную норму, можно сделать вывод, что если у заинтересованного лица нет на руках оригинала необходимого документа, он может предъявить суду его копию, заверенную надлежащим образом.

Но на деле все получается не совсем так. Изучение судебной практики позволяет сделать вывод о том, что дубликаты документов могут заверяться исключительно тем лицом, у которого есть в наличии их подлинники.

При этом если у суда возникли сомнения в достоверности заверенной по всем правилам копии, он имеет право потребовать предъявления оригинала. В этом случае сторона, предоставившая для доказательства копию без наличия подлинника, несет все возможные процессуальные риски. Копия в данном случае может быть не приобщена судом к доказательствам по делу.

Факт не может считаться доказанным, если в его подтверждение была предъявлена лишь копия, а подлинный документ утерян или не был приложен (ч.6 ст. 71 АПК РФ). Суд может не приобщить копию в качестве доказательства к делу, при одновременном наличии двух условий, если:

— Копии одного и того же документа, предоставленные двумя сторонами, различны.

— Отсутствуют другие доказательства, по которым можно было бы установить истинное содержание подлинника.

Как подтвердить содержание документа или обстоятельство, имеющее юридическое значение?

В первую очередь стоит выделить, что именно нуждается в подтверждении. В зависимости от желаемого результата действовать рекомендуется двумя способами.

— В первом случае требуется установить в деталях, что именно содержал документ. К примеру, какой-то определенный пункт контракта. Для этого необходимо подобрать документы, которые могли бы подтвердить содержание копии, предъявленной суду. Такими могут выступать переписка двух сторон, или же копия оригинала из более надежного источника. К примеру, копии из банка или налоговой службы. В реестровых делах государственных органов часто имеются документы, на основании которых были внесены соответствующие данные в реестр.

— Во втором случае доказать нужно обстоятельство, которое значимо с юридической точки зрения. Например, факт оказания услуг исполнителем. Тогда потребуется предъявить документы, которые могли бы подтвердить сам факт, а не содержание имеющейся копии. Это могут быть видеозаписи, снятые камерой видеонаблюдения, заключение экспертизы, показания свидетелей.

Какую стратегию выбрать и какие документы целесообразнее будет подготовить, зависит во многом от позиции второй стороны и особенностей рассматриваемого дела.

В каких случаях предъявление оригинала документа не обязательно:

— Если истец и ответчик согласны с фактами, которые изложены в копии документа, то суд может и не потребовать предъявления оригинала. Но признание сторон должно быть подано в письменном виде, составленное по установленному образцу (ст. 70 АПК РФ). Его внесут в протокол или прикрепят к материалам дела.

Суд может считать обстоятельства признанными, если другая сторона не опровергает их и по другим документам не найдено несоответствий с содержанием копии (ч.3.1 ст.70 АПК РФ).

— Если оригинал документа он фигурировал в другом деле и был к нему прикреплен. Например, ответчик подтверждает факт оплаты товара истцом копией квитанции к приходному кассовому ордеру. Заверена она по установленной форме самим ответчиком. В этом случае суд признает копию доказательством, не требует предоставления оригинала и принимает решение о подтверждении факта оплаты истцом товара или услуг. Причиной для такого решения служат сразу два обстоятельства: оригинал квитанции ранее был принят судом как доказательство по другому делу, а истец не предъявил суду подлинник документа или документы, нетождественные с дубликатом, предъявленным ответчиком.

Доказательства юридически значимого обстоятельства:

Если ни одна из сторон не имеет возможности предоставить оригиналы документов, подтверждающих какой-либо факт, суд не признает его действительным. В этом случае требуется найти другие документы, которые могли бы его подтвердить.

Например, если требуется доказать факт поставки товара, но оригинал накладной отсутствует, сделать это можно, предоставив суду выписку из учетной книги продаж или же квитанцию об оплате НДС за проведенную операцию, которые наряду с другими доказательствами (в том числе, перепиской сторон) могут подтвердить реальность поставки товара.

В любом случае, очевидно, что если отсутствует оригинал какого-либо документа не стоит пренебрегать квалифицированной юридической помощью , которая будет максимально полезна не позднее этапа подготовки документов к суду и формированию позиции по делу.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: